L'informativa sul trattamento dei dati personali

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L'informativa sul trattamento dei dati personali è stato uno dei primi adempimenti richiesti alle società e ai professionisti in Italia. Già con la L. 675/96 hanno iniziato a circolare moduli, prestampati e formule per richiedere agli interessati il consenso al trattamento dei dati. Va da sè che le prime informative erano lacunose di informazioni concrete eppure strabordanti di articoli e cavilli che spesso le rendevano veri e propri documenti anche di 3 o 4 pagine.
Per inquadrare al meglio l'informativa e il suo uso è basilare prima definire cos'è e a cosa serve, alla luce del nuovo D.Lgs. 196/03. Infatti l'errore che si è commesso più comunemente è stato intendere l'informativa come un formale adempimento da assolvere in modo del tutto vago e indefinito per mezzo di un testo preso magari da internet o riciclato dall'informativa ricevuta da altri.
Un altro errore che si è visto spesso è stato quello di indicare una formuletta di due righe recitante Si informa che i dati personali saranno trattati secondo il D.Lgs. 196/03. Nulla di più errato, poichè il decreto legge sulla Privacy non dice proprio nulla su come vanno trattati i dati, ma indica solo dei parametri minimi che devono servire al Titolare per definire la sua politica sulla Privacy.
Allora cos'è l'informativa e a cosa serve?
L'informativa sul trattamento dei dati personali è il documento che contiene, in parole semplici, quello che il Titolare vuole fare con i dati del cliente, del dipendente, del fornitore o del semplice visitatore. Le attività che intendo compiere sui dati si definiscono trattamenti e possono andare dalla gestione dell'anagrafica a fini contrattuali o fiscali, l'elaborazione di dati a fini statistici interni, la comunicazione dei dati a soggetti che svolgono attività per me fino alla diffusione dei dati al pubblico. In linea di massima nell'informativa potrei anche scrivere che scriverò i dati del cliente su un foglio e lo lancerò dalla finestra. In questo caso però avrei bisogno del consenso del cliente. Appurato che le attività si definiscono trattamenti, bisogna distinguere tra trattamenti per i quali non è richiesto il consenso dell'interessato e trattamenti per i quali tale consenso è necessario, pena l'impossibilità di trattare i dati.
Nel primo caso resta l'obbligo di informare l'interessato delle modalità del trattamento, mentre nel secondo caso, a fronte dell'attività di informazione c'è bisogno anche di un consenso. Qualora l'informativa preveda sia trattamenti del primo che del secondo tipo, avremo la tipica informativa disgiunta o a consenso disgiunto.

Proviamo a riassumere con un esempio:
- Tizio (Titolare) deve raccogliere i dati anagrafici di un cliente Caio (Interessato) e oltre a nome, cognome, indirizzo e partita iva per fatturare, richiede anche l'indirizzo email per inviare a Caio informazioni su futuri servizi suoi o di società terze.
- Tizio preparerà una informativa che specificherà i dati che gli servono e il perchè gli servono, dopodichè la farà leggere a Caio, il quale dovrà dare i dati richiesti da Tizio per quanto concerne le attività di fatturazione, mentre potrà opporsi a comunicargli la propria email, oppure potrà farlo ma senza acconsentire a ricevere le informazioni di tipo promozionale.
- Tizio avrà assolto all'obbligo di informare, senza bisogno di ricevere un consenso per quanto riguarda le attività di fatturazione e non avendo ottenuto il consenso espresso per le attività di promozione, non invierà nessuna mail a Caio.

E' chiaro a questo punto che l'informativa è alla base dell'adeguamento, non serve che sia tecnica e piena di paroloni giuridici e soprattutto, qualora non interessi fare attività di promozione, non è mai necessario il consenso dell'interessato, permettendoci soluzioni molto efficaci per adempiere all'obbligo di informare (ad esempio se ricevo i clienti nei miei locali posso rendere l'informativa disponibile affiggendola al muro oppure potrei pubblicarla sul mio sito internet e inserire una breve formula nelle fatture)

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